1/ Hiện trạng quản lý kho theo phương thức thủ công hiện nay

Hiện trạng hàng hóa trong kho: rất nhiều chủng loại khác nhau về kích thước, hình dạng, chủng loại,…

Hàng hóa cùng 1 loại được tập hợp lại cùng 1 chỗ. Tuy nhiên cũng có thể có cùng 1 loại hàng hóa nhưng lại được để ở các vị trí khác nhau.

Vật tư đang được cất giữ ở 2 kho khác nhau. 1 kho lớn và 1 kho nhỏ (container) ở 2 vị trí khác nhau.

Nhập / xuất vật tư đang làm bằng giấy. Ghi sổ và cập nhật bằng tay (gõ lại) lên phần mềm ERP.

Ghi sổ khi nhập/xuất hàng hoá	Nhiều chủng loại hàng hoá	Hàng hoá sắp xếp lộn xộn

2/ Qui trình truyền thống

Mỗi khi cần xuất 1 vật tư ra sử dụng thì người đề xuất lên phần mềm ERP nhập những loại vật tư cần xuất. In phiếu xuất vật tư Cầm phiếu xuất vật tư và vô kho tìm đúng loại vật tư cần xuất và lấy ra Ghi vô sổ những loại vật tư đã lấy Cuối ngày dựa theo sổ cập nhật bằng cách gõ

3/ Nhược điểm của phương thức quản lý truyền thống

• Không có quy trình kiểm soát cụ thể. Không quản lý được kho vật tư.
• Không thể biết chính xác trong kho còn tồn những vật tư nào. Những vật tư nào đã hết. Những vật tư nào còn, nằm cụ thể ở những vị trí nào.
• Xảy ra tình trạng thất thoát vật tư. Người sử dụng vật tư quên ghi vào sổ, quên nhập liệu lên phần mềm ERP.
• Tiềm ẩn rủi ro với những vật tư quan trọng, cần sử dụng thường xuyên nhưng lại không kiểm soát được số liệu tồn kho chính xác.

4/ Đề xuất giải pháp quản lý bằng công nghệ RFID

1. Các vị trị có trong 1 kho: Cần qui hoạch cụ thể vị trí để lưu trữ hàng hoá vật tư của thủ kho.

VD : Khu vực A13: hàng A, Cột 1, Tầng 3

2. Với mỗi vật tư cụ thể, treo hoặc dán 1 tag RFID, với những vật tư có kích thước lớn, gái trị cao, cần treo mỗi vật tư 1 thẻ tag, với những vật tư có kích thước nhỏ, giá trị thấp, có thể dán thẻ tag lên hộp/thùng chứa hàng hoá để quản lý theo đơn vị qui định.

3. Quản lý NHẬP / XUẤT / KIỂM KÊ vật tư/hàng hoá theo từng phiếu cụ thể và theo qui trình cụ thể như trình bày bên dưới.

5/ Mô hình hệ thống quản lý kho sử dụng công nghệ RFID

6/ Các thành phần của hệ thống (Phần cứng & phần mềm)

Tại văn phòng kho: Các thiết bị máy tính PC để cài đặt chương trình quản lý kho, máy in A4…

Tại kho (kết nối về văn phòng):

Máy tính PC/Laptop, Máy in A4…

Máy handheld kiểm kho (PDA) + máy in Barcode/RFID công nghiệp…

Tem nhãn RFID + Ribbon (mực in công nghiệp)

Cổng từ/Antenna quản lý kho, hệ thống đèn còi báo động

Máy tính cài đặt phần mềm	Handheld đọc ghi tag RFID	Tag treo RFID	Nhãn dán RFID	Đèn báo động
Máy in mã vạch/RFID công nghiệp	Còi báo động	Gắn thiết bị tại cổng vào/ra	Đầu đọc RFID 4 port	Antenna thu phát sóng

QUI TRÌNH NHẬP KHO

1. Phần mềm ERP tạo phiếu nhập kho, sau đó xuất file Excel có thông tin số phiếu nhập và danh mục những vật tư cần nhập kho.

2. Phần mềm quản lý sẽ cập nhật phiếu nhập và chuyển phiếu này lên thiết bị handheld/PDA.

3. Tương ứng sẽ định nghĩa số Tag cần thiết để treo/dán vào các vật tư cần nhập kho.

4. Nhân viên kho sẽ sử dụng PDA, mở phiếu nhập kho tương ứng, chọn Tag và map với vậ tư đã treo tag RFID tương ứng, vật tư được đưa vào vị trí cụ thể trong kho, sử dụng PDA để cập nhật vị trí cụ thể cho những vật tư đó.

5. Thao tác tương tự với những vật tư khác trong danh sách phiếu nhập.
6. Xác nhận nhập kho hoàn thành, xuất file Excel kết quả để cập nhật vào phần mềm ERP.

QUI TRÌNH NHẬP KHO

QUI TRÌNH XUẤT KHO

1. Phần mềm ERP tạo phiếu xuất kho, sau đó xuất file Excel có thống tin số phiếu xuất và danh mục những vật tư cần xuất kho.

2. Phần mềm quản lý sẽ cập nhật phiếu nhập và chuyển phiếu này lên thiết bị cầm tay PDA.

3. Nhân viên kho sẽ sử dụng PDA, mở phiếu xuất kho tương ứng, khi mở phiếu xuất kho, phần mềm trên PDA có đề xuất vị trí xuất, dựa theo vị trí, nhân viên sẽ quét tag RFID để tìm vật tư cần xuất tương ứng với phiếu xuất, xác nhận xuất kho đối với vật tư đó. Thao tác tương tự với những vật tư khác trong danh sách phiếu xuất kho.

4. Xác nhận xuất kho hoàn thành, xuất file Excel kết quả để cập nhật vào phần mềm ERP.

QUI TRÌNH XUẤT KHO

QUI TRÌNH KIỂM KÊ

1. Định kỳ 1 khoảng thời gian theo qui định trước, nhân viên kho sẽ cầm thiết bị PDA đi vào từng khu vực vị trí trong kho và quét tất cả các Tag RFID tại khu vực đó.

2. Quét tag RFID lần lượt tất cả các vị trí khu vực đó.
3. Phần mềm quản lý sẽ thu thập các kết quả vừa kiểm tra và so sánh với dữ liệu hiện tại, cảnh báo những dữ liệu không chính xác.

4. Kiểm tra, điều chỉnh lại số liệu kho khớp với thực tế kiểm kế.
5. Hoàn thành kiểm kê.

BÁO CÁO PHÂN QUYỀN

QUI TRÌNH NHẬP VẬT TƯ

QUI TRÌNH XUẤT VẬT TƯ

QUI TRÌNH KIỂM KÊ

7/ Kết quả sau khi ứng dụng giải pháp RFID

• Độ chính xác tồn kho lên đến 98%.
• Tiết kiệm chi phí nhân công lên đến 30-40% so với khi chưa có áp dụng giải pháp quản lý kho bằng RFID .
• Tiến độ công việc tăng lên 35% khi áp dụng hệ thống quản lý.
• Tốc độ nhập hàng và xuất hàng chuyên nghiệp, nhanh hơn 50% so với khi chưa áp dụng.
• Ngay lập tức dễ dàng kiểm tra thông tin hàng hoá dựa vào Tem nhãn RFID.
• Kiểm kê cực kỳ nhanh chóng lên đên 90% so với phương thức thủ công.
• Giảm thiểu tình trạng hết hàng lên tới 80%.
• Không còn nhầm lẫn trong giấy tờ bàn giao như trước khi áp dụng giải pháp.
• Dữ liệu luôn đồng nhất và cập nhật hiệu quả ngay lập tức.