GIẢI PHÁP RFID TRACKING

Giới thiệu chung:

Giải pháp Phần Mềm RFID Tracking cho Quản Lý Văn Phòng
Phần mềm RFID Tracking mang đến một phương thức quản lý hiện đại, giúp theo dõi và giám sát tự động mọi hoạt động của nhân viên và tài sản trong văn phòng. Với hệ thống này, doanh nghiệp có thể kiểm soát hiệu quả các yếu tố quan trọng, từ thời gian làm việc của nhân viên đến việc bảo vệ và quản lý thiết bị nội bộ.

Lợi ích giải pháp:

- Nâng Cao An Ninh: Giám sát chặt chẽ sự ra vào của nhân viên và di chuyển của thiết bị trong văn phòng, tăng cường bảo mật tối đa.
- Tiết Kiệm Thời Gian: Tự động hóa chấm công và kiểm kê thiết bị giúp giảm đáng kể thời gian thực hiện các công việc thủ công.
- Độ Chính Xác Cao: Giảm thiểu sai sót trong quản lý nhân sự và tài sản, giúp nâng cao hiệu quả và tối ưu nguồn lực nội bộ.

Mục đích sử dụng:

1. Chấm Công Tự Động

   - Nhân viên được cấp thẻ RFID cá nhân. Mỗi lần ra vào văn phòng, hệ thống tự động ghi nhận thời gian, không cần quét mã hay nhập dữ liệu thủ công.
   - Phần mềm tự động tổng hợp báo cáo chấm công hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, giúp quản lý nắm bắt nhanh chóng và dễ dàng về thời gian làm việc.

2.  Quản Lý Tài Sản & Thiết Bị Văn Phòng

   - Các thiết bị quan trọng như máy tính, máy in và các thiết bị giá trị khác sẽ được gắn thẻ RFID, dễ dàng theo dõi vị trí và tình trạng.
   - Phần mềm ghi nhận thông tin di chuyển hoặc sử dụng của thiết bị, giúp ngăn ngừa thất thoát và hỗ trợ kiểm kê tài sản nhanh chóng, chính xác.

Mô hình tổng thể:

Cách đăng nhập hệ thống:

- Điền đầy đủ Tên đăng nhập và Mật khẩu; nhấn Đăng nhập. Lưu ý: Tên đăng nhập và mật khẩu sẽ do đơn vị quản lý trực tiếp cấp.

Với lần đầu đăng nhập chúng tôi khuyên mọi người nên đổi mật khẩu để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình.
- Giao diện sau khi đăng nhập thành công:

(1). Để xem danh sách nhân viên hiện có, đây cũng là lối tắt đi vào danh mục Quản lý nhân viên.
(2). Để xem danh sách thiết bị hiện có, đây cũng là lối tắt đi vào danh mục Quản lý thiết bị.
(3). Để xem danh sách video được ghi khi có sự kiện báo động, đây cũng là lối tắt đi vào danh mục Quản lý video.
(4). Bấm vào đây rồi chọn ngày tương ứng, chúng ta dễ dàng thấy được số liệu báo cáo tổng thể các sự kiện đã diễn ra trong ngày hôm đó.
(5). Là nới thông tin cho người dùng biết về tài khoản hiền tại, chúng ta cũng có thể đăng xuất tài khoản tại đây

Menu:

- (1) Nhìn tổng thể về các nội dung như thông báo số lượng nhân viên, thông báo số lượng sự kiện,..
- (2) Thể hiện danh sách nhân viên và chúng ta cũng có thể thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm cho từng nhân viên.
- (3) Thể hiện danh sách thiết bị được quản lý bởi phần mềm và chúng ta cũng có thể thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm chúng tùy ý.
- (4) Thể hiện danh sách các trạm An-ten RFID, Camera đang kết nối với phần mềm này và chúng ta cũng có thể thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm các trạm tùy ý.
- (5) Thể hiện danh sách các thiết bị webpass đang được kêt nối và quản lý bởi phần mềm, chúng chúng ta cũng có thể thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm chúng tùy ý.
- (6) Thể hiện lịch sử ra vào cổng của tất cả nhân viên, chúng ta có thể tìm kiếm theo tên, theo ngày, theo vị trí vào hoặc ra.
- (7) Thể hiện danh sách các video mà chúng ta có thể xem ngay khi bấm vào, được ghi hình dưới 10s, khi có các sự kiện như lấy thiết bị trái phép ra ngoài văn phòng, check out khi chưa hết ca làm việc,… và bạn cũng có thể tìm kiếm tùy ý theo ngày bắt đầu đến ngày kết thúc, vị trí(là trạm nào như: check out, vp1, vp2,… ), đối tượng(là thiết bị hoặc nhân viên)
- (8) Thể hiện danh sách các ca làm việc trong ngày và chúng ta có thể thêm, sửa , xóa chúng tùy ý.
- (9) Thể hiện danh sách các tài khoản có thể đăng nhập khi sử dụng phần mềm và có thể tạo tài khoản, sửa tài khoản, xóa tài khoản hoặc tìm kiếm bằng cách bấm vào các nút tương ứng như , sửa , xóa và tìm .
- (10) Thể hiện các nhóm được phân quyền như admin, nhân viên và chúng ta cũng có thể thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm các nhóm này.
- (11) Thể hiện dánh các sự kiện đã và đang diễn ra như các việc thêm, sửa, xóa thông tin sẽ được hệ thống ghi nhận lại, để quy tránh nhiệm khi có sự cố. Có hỗ trợ thêm khả năng tìm kiềm theo ký tự bạn nhập.
- (12) Là phần tổng hợp tất cả các trường hợp cảnh báo, báo động, sự kiện ra vào cổng của nhân viên hoặc thiết bị. Chúng ta có thể xuất dữ liệu tập tin excel theo:
+ Báo cáo tổng hợp: tất cả, chỉ nhân viên hoặc thiết bị.
+ Trạng thái: của nhân viên hoặc thiết bị.
+ Ghi chú: của nhân viên hoặc thiết bị.
+ Trạm UHF: theo tên trạm.
+ Trạm Webpass: theo tên trạm.
+ Thời gian: theo khung thời gian xác định.
+ Nhập liệu trong ô tìm kiếm: tìm theo ký tự bất kỳ.
+ Cập nhật: làm mới để nhận kết quả mới nhất.

Quản lý nhân viên:

Thêm nhân viên:

Sửa nhân viên:

Xóa nhân viên:

Tìm kiếm:

Lấy danh số ca làm việc:

Nhập hàng loạt:

+ Bước 1: Tải dữ liệu mẫu về chỉnh sửa lại, thêm mới danh sách nhân viên rồi lưu lại tại thư mục xác định.

+ Bước 2: Tìm đến thư mục đã lưu ở bước 1 chọn nó và bấm Open.

Khắc phục lỗi EPASS không nhận được giữ liệu:

- Trạng thái epass nào báo xanh thì thiết bị kết nối bình thường với cơ sở dữ liệu của Phần mềm.
- Trạng thái epass nào có báo đỏ thì thiết bị không lấy được dữ liệu từ máy chủ, cần khởi động lại thiết bị này bằng cách đăng nhập vào nó rồi khởi động lại

Quản lý thiết bị:

Thêm thiết bị:

(1) chúng ta có thể chọn trạm gần nhất hoặc tùy ý, vì khi hệ thống hoạt động thì vị trí này sẽ tự động thay đổi theo vị trí thực tế của thiết bị theo nguyên tắt là gán vị trí trạm gần nhất cho vị trí của thiết bị.

Thêm thiết bị hàng loạt:

+ Bước 1: Tải dữ liệu mẫu về chỉnh sửa lại, thêm mới danh sách nhân viên rồi lưu lại tại thư mục xác định.

+ Bước 2:  Bấm vào (1), tìm đến thư mục đã lưu ở bước 1 chọn nó và cuối cùng bấm Open để bắt đầu đẩy dữ liệu lên hệ thống.

Sửa thiết bị:

(1) chúng ta có thể chọn trạm gần nhất hoặc tùy ý, vì khi hệ thống hoạt động thì vị trí này sẽ tự động thay đổi theo vị trí thực tế của thiết bị theo nguyên tắt là gán vị trí trạm gần nhất cho vị trí của thiết bị.

Quản lý trạm

Thêm trạm:

Loại nhận diện có thể là:

+ Nhận diện thiết bị và người: cho phép trạm này quản lý và báo động với các tình huống nhân viên đi ra hoặc mang thiết bị ra ngoài văn phòng trái phép.

+ Nhận diện thiết bị: chỉ cho phép trạm này quản lý và báo động đối với thiết bị.

• Mã cổng: mã này dùng để xuất tính hiệu ra màn hình tivi android.
• Cách xuất hình ra trình duyệt trên tivi android:

+ Cho văn phòng 1:

+ Cho văn phòng 2:

+ Cửa ra vào:

Xác định loại cổng:

+ Cổng ra: đi ra trái phép hệ thống tại đó sẽ kích hoạt báo động và ghi hình video 10s.

+ Cổng vào: đi vào không báo động, chỉ ghi nhận sự kiện.

Chuỗi kết nối CCTV: là vị trí để nhập đường dẫn

• Sửa trạm

• Xóa trạm:

Tìm kiếm:

Quản lý WEBPASS

+ Đồng bộ nhân viên:

• Thêm trạm:

• Sửa

• Xóa

Quản lý ra vào cổng

1. Bằng máy quét cầm tay

• Phần Nhân viên chúng ta bấm vào (1), trong đây chúng ta sẽ có hai chế độ khi quét:

            + Chế độ Single: chỉ quét thẻ khi được bấm nút trên tay cầm:

         + Sau khi bấm nút và đưa thẻ ra trước an-ten, chúng ta sẽ có kết quả như hình dưới

Trong đây, nó sẽ có:

• OPEN: Cho phép nhân viên đó ra vào tự do.
• LOCK: Khóa thẻ đó không cho ra vào.
• CA 1: Cho phép ra vào theo ca, thời gian của ca, có thể tùy chỉnh.
• ...
• CA 3.2: Tương tự CA 1, tùy vào mục đích sẽ có thời gian khác nhau giữa các ca.
• CA 3.3: Tương tự CA 1, tùy vào mục đích sẽ có thời gian khác nhau giữa các ca.

Cuối cùng, bấm cập nhật

+ Chế độ Auto: chỉ cần bấm 1 lần, các lần sau quá trình quét sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động không cần bấm lại nút trên tay cầm, chỉ cần đưa thẻ ra trước an-ten của máy, nó sẽ tự nhận diện, khi đó chúng ta chỉ cần chuyển:

+ Phần Thiết bị chúng ta bấm vào (2), trong đây chúng ta cũng sẽ có hai chế độ khi quét:

• Chế độ Single: chỉ quét thẻ khi được bấm nút trên tay cầm:

• Sau khi bấm nút và đưa thẻ ra trước an-ten, chúng ta sẽ có kết quả như hình dưới

• Tiếp tục chọn vào cho ra , thì lúc này thiết bị đó có thể mang ra mà không báo động  

+ Chế độ Auto: chỉ cần bấm 1 lần, các lần sau quá trình quét sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động không cần bấm lại nút trên tay cầm, chỉ cần đưa thẻ ra trước an-ten của máy, nó sẽ tự nhận diện, khi đó chúng ta chỉ cần chuyển. Chế độ này cũng tương tự các bước trên của chế độ single:

Tiếp tục chọn đối tượng và bấm vào không cho ra thì lúc này thiết bị đó không thể mang ra, nếu cố tình mang ra thì hệ thống sẽ báo động.

+ Phần Cài đặt chúng ta bấm vào (3) sẽ được như hình dưới đây:

• Đường dẫn API: là địa chỉ kết nối với API của máy chủ tới máy quét cầm tay.
• Đường dẫn hình ảnh: là địa chỉ kết nối với cơ sợ dữ liệu của máy chủ tới máy quét cầm tay.
• Thời gian Delay(ms): là khoảng chờ giữa các lần quét khác nhau.
• Session: là số lần quét trong thời gian Delay(ms), thường để giá trị là 0 để quét liên tục. Các giá trị còn lại sẽ quét ngắt quảng.
• Công suất: số càng lớn thì khả năng bắt sóng thẻ càn xa.

** Cách khắc phục phần mềm:

Khi mở phần mềm thì chỉ thấy màn hình trắng xóa, tầm 5s sau nó có thông báo:

Quay về màn hình chính, vào lại RFID Tracking	Chọn storange & cache	Chọn App Info	Chọn CLEAR SRORAGE, sau đó chọn OK để bắt đầu xóa tất cả dữ liệu của phần mềm, khi nào xóa xong thì chúng ta có thể tiếp tục dùng phần mềm một cách bình thường.

 2. Bằng trình duyệt máy tính:

Vào quản lý ra vào:

Tại đây chúng ta có thể tìm kiếm và xuất dữ liệu trong bảng này thành tập tin “*.xlsx” để sử dụng nó cho cộng việc báo cáo hàng ngày khi cần như:

+ Tìm kiếm theo khung thời gian

+ Tìm kiếm theo kênh vào, kênh ra hoặc cả vào và ra

+ Tìm kiếm theo trạm

+ Tìm kiếm theo ký tự, bằng cách nhập ký tự đó vào ô

+ Xuất dữ liệu ra bảng excel, bằng cách bấm vào

Quản lý video:

Có thể tìm kiếm: 

• Theo ngày băt đầu đến ngày kết thút
• Theo vị trí của trạm cảnh báo
• Theo đối tượng được nhận diện
• Hiện thị danh sách video sau khi tìm kiếm

Quản lý ca

1.Cài cửa vào, cửa ra, tạo ca trên EPASS (I):

+ Cài cửa vào: vào phần terminal configuration chúng ta sẽ được hình dưới đây

+ Time Set: Cài đặt danh sách khoảng thời gian theo ID tương ứng như (1), (2) và (3). Nếu muốn chỉnh thời gian cho ID nào, thì tại khung (4) chúng ta chọn ID tương ứng ở trên nhập khoảng thời gian bạn muốn tại khung (5) sau đó bấm (6) để lưu lại

+ Time Zone Setup: Gán các ID thời gian đã tạo ở time set cho các ngày trong tuần và ngày lễ(nếu có):

Time Zone Information - 002

Time Zone Information - 003

(4) thể hiện ID thời gian đã chọn với cột thời gian tương ứng (5) cho mỗi ID. Khúng số (5) cho chúng ta biết là trong một ngày được chọn, sẽ có nhiều khoảng thới gian được phép vào hoặc không được phép vào. Trong hình trên chúng ta đang cài đặt chỉ cho phép thiết bị đọc thẻ trong khoảng thời gian từ 07:00 – 18:00 các khoảng còn lại từ 00:00 – 07:00 và 18:00 – 23:59 thiết bị sẽ không đọc bất kì thẻ nào.

Trừ trường hợp chúng ta cho phép, bằng cách quẹt thẻ bằng máy quét cầm tay và chọn đồng ý cho vào hoặc có thể đăng nhập vào trang tiếp tục vào phần Quản lý nhân viên, nhập mã thẻ vào ô tìm kiếm để tìm đến thông tin của nhân viên đó rồi vào trong cột Hành động để thay đổi ca làm việc thành OPEN và bấm Xác nhận để lưu lại, sau khi nhân viên đã đi vào, chúng ta cần chuyển về trạng thái ban đầu để tránh trường hợp nhân viên sẽ ra vào các lần kế tiếp mà không xin phép.

+ Chọn nhóm thời gian được phép ra vào cửa:

ID: 000 là Nhóm không được phép.

ID: 001 là Nhóm được phép.

Các ID còn lại chúng ta có thể tự tạo theo nguyên tắt time zone ID được chọn mà không tích vào ô của Allowed Door sẽ là nhóm không được phép sử dụng thiết bị (hoặc đầu đọc) này khi đi ra. Còn trường hợp ô của Allowed Door được tích thì mình tự hiểu là time zone ID được chọn đang thuộc nhóm được phép sử dụng thiết bị (hoặc đầu đọc) này khi đi ra.

Thời gian Time zone ID 003 cho 1 tuần làm việc từ Thứ 2 đến Chủ nhật hoặc Ngày lễ(nếu có), có Time set với ID 004—03:00~16:00 được gán cho time 1 cho cả tuần, có nghĩa là cả tuần đó trong khung giờ 03:00-16:00 thiết bị luôn nhận và đọc thẻ bình thường, ngoài khoàng thời gian trên sẽ bị khóa.

2. Tạo ca

• Thêm ca:

• Sửa ca:

• Xóa ca:

Cuối cùng bấm Xác nhận nếu chúng ta muốn. Nếu ca đó đang được sử dụng cho một hoặc nhiều nhân viên nào đó, thì chúng tôi khuyên bạn không nên xóa chúng để tránh bị lỗi không mông muốn.

• Tìm kiếm:

Quản lý tài sản

• Thêm tài khoản

• Sửa tài khoản:

Chỉnh sửa các thông tin cần thiết theo ý của bạn, chú ý vào phần nhóm chọn cho phù hợp với từng tài khoản phụ thuộc vào từng nhiệm vụ nhất định như Bảo vệ thì chỉ được xem, tìm kiếm thông tin nhân viên khi vi phạm còn nếu là Nhân viên thì chỉ được nhập liệu không được xóa chẳng hạn,… , cuối cùng bấm vào Lưu để lưu lại.

• Xóa tài khoản:

• Tìm kiếm:

Quản lý nhóm

• Thêm tài khoản:

• Sửa nhóm:

• Xóa nhóm

• Tìm kiếm:

Nhật ký hệ thống

Báo cáo tổng hợp

• Báo cáo tổng hợp: tất cả, chỉ nhân viên hoặc thiết bị.
• Trạng thái: của nhân viên hoặc thiết bị.
• Ghi chú: của nhân viên hoặc thiết bị.
• Trạm UHF: theo tên trạm.
• Trạm Webpass: theo tên trạm.
• Thời gian: theo khung thời gian xác định.
• Nhập liệu trong ô tìm kiếm: tìm theo ký tự bất kỳ.