Theo dõi tệp và quản lý tài liệu bằng RFID

Trong nhiều năm, mục đích chính của RFID là theo dõi và quản lý hàng tồn kho. Nhưng với sự phổ biến ngày càng tăng và nhu cầu về công nghệ RFID, nó đã được điều chỉnh cho các mục đích sử dụng khác. Một cách sử dụng như vậy là theo dõi tài liệu trong môi trường văn phòng hoặc nhà kho.

Loại RFID nào được khuyến nghị để theo dõi tệp?

Loại RFID được sử dụng tùy thuộc vào ứng dụng của bạn. Nói chung, có bốn loại RFID: UHF (Tần số siêu cao) ISO15693, ISO14443A và B. Ngoài ra còn có các loại khác không được sử dụng để theo dõi tệp.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng thẻ UHF để theo dõi tệp của mình vì nó có phạm vi khoảng 30 feet, quá đủ để theo dõi tệp trong nhà kho hoặc tòa nhà văn phòng của bạn.

Quản lý/Theo dõi tệp bằng RFID hoạt động như thế nào?

Thẻ RFID được gắn vào các tập tin và tài liệu, sau đó được đặt trên kệ. Một đầu đọc RFID được lắp đặt gần mỗi kệ để khi thẻ đi ngang qua, nó sẽ lấy dữ liệu từ thẻ và báo cáo lại máy chủ hoặc cơ sở dữ liệu.

Đầu đọc có thể là một thiết bị cầm tay hoặc cố định trên tường để quét nhanh nhiều mục cùng một lúc. Ngoài ra còn có những đầu đọc chạy bằng pin nên có thể sử dụng ở những nơi không có nguồn điện (ví dụ như trong trại cứu trợ động đất).

Bạn có thể tìm thấy một tài liệu được gắn thẻ cụ thể trong phạm vi nào?

Phạm vi mà bạn có thể tìm thấy một tài liệu được gắn thẻ cụ thể sẽ phụ thuộc vào loại thẻ được sử dụng và đầu đọc. Hầu hết các thẻ có phạm vi đọc lên tới 10 mét (33 feet), nhưng nhiều hệ thống cung cấp phạm vi đọc dài hơn. Nếu bạn cần theo dõi các tài liệu đang được di chuyển trên một khoảng cách lớn, có thể bạn sẽ muốn có phạm vi đọc dài hơn nếu tài liệu của bạn ở gần hoặc không di chuyển quá nhiều. Dù bằng cách nào, không có câu trả lời “đúng” nào về khoảng cách giữa độc giả của bạn - tất cả phụ thuộc vào điều gì có ý nghĩa đối với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Như với tất cả các hệ thống RFID, phạm vi đọc dài hơn sẽ có chi phí cao hơn; tuy nhiên, một số hệ thống cung cấp các tùy chọn định giá linh hoạt để bạn có thể chọn thiết lập phù hợp với nhu cầu của mình mà không phải tốn nhiều tiền!

Các thành phần của hệ thống RFID để quản lý tệp

Để tạo một hệ thống quản lý tệp RFID đầy đủ chức năng, bạn cần có các thành phần sau:

• Đầu đọc RFID.Đây là thiết bị đọc thẻ và gửi dữ liệu đến máy tính hoặc laptop.
• Thẻ RFID. Thẻ chứa thông tin như số tài liệu và tiêu đề của tài liệu được đề cập.
• Anten RFID.Ăng-ten giúp đầu đọc có thể phát hiện và đọc thẻ RFID ngay cả khi thẻ đó không nằm trong tầm nhìn trực tiếp của chính đầu đọc, miễn là chúng nằm trong phạm vi của nhau—thường là khoảng 30 feet (10 feet). mét).
• PC hoặc máy tính xách tay chạy phần mềm có thể xử lý việc đọc dữ liệu từ tất cả các thẻ vào một tệp cơ sở dữ liệu trên ổ cứng máy tính của bạn để bạn có thể truy cập nó sau bằng cách sử dụng các ứng dụng Microsoft Office như Word hoặc Excel.

Điều quan trọng cần lưu ý là lợi ích chính của việc quản lý tệp RFID là sự tiện lợi và hiệu quả. Bạn sẽ có thể tìm thấy tài liệu bất kỳ lúc nào, ngay cả khi chúng không ở vị trí được chỉ định (chẳng hạn như trên giá). Ngoài ra, bạn sẽ không cần bất kỳ thiết bị bổ sung nào cho loại hệ thống này—chỉ cần một đầu đọc RFID và các thẻ gắn vào mỗi thư mục hoặc hộp đang được theo dõi.